例会是团队高效的协作方式之一。
 
开好例会对工作的进度很重要,但怎么开好?先来看一个有趣的发现:
 
一、什么是例会?
 
例会,指周期性举行一次的会议,及时沟通、纠正工作进展。

 
例会的特点在于无需特别召集,约定的成员都会参加会议,另外一个特点是例会的议题一般不做严格的限定。
 
例会目的只有1个:更高效地完成既定的工作目标。
 
例会中,我们工作中最常开的就是「周例会」。周例会充分反映了一个企业和团队的管理状况,每个企业和团队都应引起足够重视。
 
二、「周例会」几宗罪
 
最常见的周例会就是和尚敲钟和流水账,还有以下几个严重问题:
 
1. 没流程
有些周例会没有会议主持人,大家你一言我一语就开始了。
大家按照座位的顺序(或顺时针顺序)分别讲自己想说的。等最后一个人说完,甚至没有总结,就散会了。
2. 没重点
想到哪说到哪,有时相谈甚欢、有时言辞激烈、但更多的时候离题千里。时间差不多了,聊天结束,各自散去。
 
3. 没共识
会议主持人说:“会议开始,由请XX 领导讲话…… ”
领导讲了上周的工作,说了工作中遇到的问题,对大家提出工作要求。
讲完后,会议主持人说,请大家针对XX领导发言谈自己看法
“没有想法,都挺好,大家认真执行,散会!”
 
三、「周例会」应该这么开
 
周例会,到底该如何准备,才能务实、高效?
 
周例会应该包括:总结上周工作,了解团队成员工作进度、遇到的问题等,安排下周工作。

这看似简单的周会目标,真正做到高效,要先从会前准备开始。
 
  会前 4 件事  
 
1. 选定会议主持人
 
一般由部门的领导担任,也可由团队成员轮流担任。后者的好处是,可以培养团队成员的组织领导能力。

2. 提前约会议室
 
一定要预先约会议室,一个公司的业务部门,召开周会的时间,通常是在周一上午,难免会遇上周会高峰期。但是会议室资源往往有限。
 
3. 会议资料,提前准备

参会人员应提前写好周总结,才能保证会议高效。
 
总结内容包括:目标达成情况?工作中存在的优点是什么?工作中存在的不足时什么,如何改进?下周的目标是什么?达成目标的具体措施是什么等。

 
4. 确定周会事项

会议主持人首先做好周会的主题、目标、互动的准备工作固化一个大家都很熟悉的流程,让大家都知道会议时长。
 
  会中 6 动作  
 
1. 关注高价值问题和观点
 
会议主持人要聚焦在参会人发言内容上。注意捕捉高价值问题,在会上展开有针对性的观点讨论,获取大家的共识。
 
2. 有问题摊开说
 
周会是一个发现问题,共商解决办法的好机会。会议主持人一定要对工作的关键点进行跟踪,严禁报喜不报忧。没人提出关键的问题,管理者难免会障目。

3. 控制发言时间
 
会议时间过长,会影响每个人的注意力,一定要控制每个参会人的发言时间。比如每人最多 5 分钟的发言时间。

4. 兑现承诺,及时奖励
 
周会上,管理者应该对团队中好的做法和行为及时奖励,发挥示范效应。

 
5. 记录会议纪要
 
必须记录会议纪要,特别是讨论后的下一步行动的记录,要清晰明确。

 
P.S. 设置小彩蛋。
 
 
会上可设置一个大家相对冷门的知识点或一个学习环节,让参会人在会上更有收获。比如,就同行产品的某个功能分享下观点,或者推荐一本提升大家专业能力的好书等。

 
 会后 2 必须:派任务、追结果  
 
1、派任务到明确责任人
 
管理者在周会上讨论出的下一步的行动,需要明确分工和权责,及时将任务分配给指定责任人。
 
2、追结果,保证行动落地
 
无论什么会议,都是产生结果的地方。对于高效团队来说,没有结果的周会都是白瞎。管理者如何才能在会后,高效地追踪会议结果的落实情况?
 
三、「周例会」高效执行模板
 
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